Hva er EHF-faktura?
EHF faktura (Elektronisk Handelsformat faktura) er en standardisert elektronisk faktura som benyttes i Norge for å sende fakturaer mellom bedrifter og offentlige virksomheter. EHF fakturaen er utviklet av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og er en del av EHF-standarden (Elektronisk Handelsformat), som også inkluderer andre elektroniske dokumenter som kreditnotaer, ordrebekreftelser og avtalekataloger.
EHF fakturaen er basert på XML-formatet (eXtensible Markup Language) og har en struktur som sikrer at fakturaen er lesbar og forståelig for mottakeren. EHF fakturaen gir også mulighet for å legge ved vedlegg, som kopier av kvitteringer og leveringsdokumenter, sammen med fakturaen.
EHF fakturaen er obligatorisk for bedrifter og offentlige virksomheter som ønsker å sende fakturaer til andre bedrifter og offentlige virksomheter i Norge. Dette gjelder både for fakturaer som sendes mellom bedrifter og offentlige virksomheter, og for fakturaer som sendes fra bedrifter til det offentlige.
Det er flere grunner til at bedrifter og offentlige virksomheter benytter EHF faktura i Norge:
Effektivitet: EHF fakturaen gjør det enklere og mer effektivt å sende og motta fakturaer elektronisk, sammenlignet med å sende fakturaer på papir. Dette gir bedrifter og offentlige virksomheter mulighet til å spare tid og penger på faktureringstransaksjoner.
Reduksjon av feil: EHF fakturaen har en struktur som gjør det lettere å unngå feil i fakturaer, slik som feil i beløp og dater. Dette reduserer risikoen for misforståelser og konflikter mellom bedrifter og offentlige virksomheter.
Økt sikkerhet: EHF fakturaen gir bedrifter og offentlige virksomheter økt sikkerhet for at fakturaer ikke blir endret eller forfalsket underveis. Dette øker tilliten mellom bedrifter og offentlige virksomheter og bidrar til å sikre korrekte og pålitelige faktureringstransaksjoner.
Følge av lovverk: EHF fakturaen er obligatorisk for bedrifter og offentlige virksomheter som ønsker å sende fakturaer til andre bedrifter og offentlige virksomheter i Norge. Dette følger av lovverket for elektronisk handel og fakturering i Norge.
Slik lager du EHF-faktura i FakturaNett
Klikk på videoen ovenfor, for å se hvordan du sender EHF-faktura på FakturaNett
I FakturaNett er det enkelt å lage og sende en EHF-faktura. Men det er viktig å huske på en viktig ting: du må ha rett org.nr. til kunden din! Så det første du gjør, er å ta kontakt med din kunde, og få rett org.nr. fra dem. Husk at i stat og kommune, så opererer de gjerne med flere org.nr., så vær sikker på at du har det rette, og at det er riktig for EHF.
Org.nummeret legger du inn på kundekortet i fakturanett. Bare bruk tall, og ikke bokstaver eller mellomrom. Husk å klikk på «Lagre Endringer» knappen.
For å sjekke om org.nummeret er i basen til ELMA, bruk denne linken:
https://www.anskaffelser.no/verktoy/guides/mottakere-i-elma#query=&page=1
Lag faktura på vanlig måte
Lag din faktura på vanlig måte. På siden du kommer til etter at du trykker på «Opprett faktura og gå videre» – knappen, vil du finne en seksjon for EHF nede til høyre. FakturaNett vil nå automatisk søke opp kunden din, basert på org.nummeret du la inn på kundekortet.
Hvis mottakeren finnes i databasen for EHF, så kommer det opp en knapp («Send via EHF»). Alt du trenger å gjøre er å klikke på denne knappen for å sende fakturaen.
Det som så skjer, er at FakturaNett automatisk sender ut din faktura i EHF format, til mottakeren via et såkalt «aksesspunkt».
Send en allerede opprettet faktura på EHF
Hvis du har en faktura som allerede er laget, og ønsker å sende denne som EHF, så brukes samme fremgangsmåte. Du må forsikre deg om at riktig org.nr. er lagt inn på kundekortet. Det neste du gjør er å finne frem fakturaen du ønsker å sende.
På siden der du ser fakturadetaljene, så fins det en knapp: «Send via EHF nå». Hvis ikke denne knappen kommer opp, så finner ikke systemet mottakeren, og du må legge inn riktig org. nr. på kundenkortet.
Lykke til med EHF-faktureringen!
